Política de Privacidade

A Villo atua principalmente como operadora de dados, tratando informações em nome das clínicas (controladoras) que usam a plataforma. Em relação aos dados da conta dos profissionais e à operação do próprio serviço, a Villo atua como controladora.

Para dados de pacientes inseridos por uma clínica, a clínica é a controladora e define as finalidades do tratamento; a Villo processa esses dados seguindo as instruções da clínica e esta política.

Coletamos apenas o necessário para operar a plataforma:

• Dados de cadastro do profissional: nome, e-mail, telefone, CPF, registro no conselho de classe (CRM, CRP, CRN, CRO, CREFITO etc.) com UF, profissão e especialidade.
• Dados da clínica: razão social, CNPJ, endereço, dados de contato e configurações.
• Dados de pacientes inseridos pela clínica: identificação, contato, e dados sensíveis de saúde (prontuário, evoluções, exames, diagnósticos, CID e medicações).
• Dados de uso: agendamentos, consultas, documentos gerados, transações financeiras e registros de auditoria.
• Dados técnicos: endereço IP, dispositivo, navegador e cookies (ver Política de Cookies).

Os dados de saúde são dados pessoais sensíveis (art. 11 da LGPD). Seu tratamento ocorre para a finalidade de tutela da saúde, em procedimento realizado por profissionais de saúde ou por serviços de saúde, e/ou mediante o consentimento do titular, conforme o caso.

Esses dados são acessíveis apenas aos profissionais autorizados da clínica responsável e nunca são comercializados.

A plataforma é utilizada por clínicas que atendem pacientes de todas as idades, incluindo crianças e adolescentes.

O tratamento de dados de crianças observa o art. 14 da LGPD e ocorre no melhor interesse do titular. A inserção desses dados é feita pela clínica, no contexto do atendimento em saúde, com base na tutela da saúde ou mediante consentimento específico e destacado de ao menos um dos pais ou do responsável legal, conforme o caso.

A Villo não coleta dados de crianças diretamente do titular e não condiciona a participação em qualquer atividade ao fornecimento de dados além do necessário. O acesso de responsáveis legais ao portal do paciente e às comunicações é configurado pela clínica.

Tratamos dados pessoais para:

• Prestar o serviço de gestão clínica (execução de contrato).
• Cumprir obrigações legais e regulatórias, inclusive dos conselhos profissionais de saúde (CFM, CFP, CFN, CFO, COFFITO etc.) e da ANVISA (cumprimento de obrigação legal).
• Tutela da saúde do paciente (base legal específica para dados sensíveis).
• Segurança, prevenção a fraudes e auditoria (legítimo interesse).
• Comunicações operacionais e melhorias do produto (legítimo interesse ou consentimento).

Recursos de IA (transcrição de áudio, geração de SOAP, assistente e busca semântica) processam os dados da clínica para gerar sugestões que sempre passam por revisão do profissional responsável.

As saídas de IA são apoio à decisão clínica e não substituem o julgamento do profissional. Dados de saúde não são usados para treinar modelos de terceiros sem base legal adequada.

Compartilhamos dados apenas com operadores necessários à prestação do serviço, sob contrato e obrigações de segurança, tais como:

• Provedores de infraestrutura e armazenamento em nuvem.
• Provedores de mensageria (ex.: WhatsApp) para lembretes e atendimento, quando habilitado pela clínica.
• Processadores de pagamento (ex.: Pagar.me) para cobranças e repasses.
• Provedores de IA para os recursos inteligentes, com salvaguardas contratuais.

Podemos compartilhar dados para cumprir ordem judicial ou obrigação legal.

Quando a clínica habilita a integração com o WhatsApp, a Villo trata os seguintes dados por meio da Plataforma WhatsApp Business, fornecida pela Meta:

• Número de telefone do paciente ou responsável, informado pela clínica ou fornecido pelo próprio titular ao iniciar uma conversa.
• Nome de perfil exibido pelo titular no WhatsApp.
• Conteúdo das mensagens trocadas entre a clínica e o titular, incluindo texto, áudio, imagens e documentos enviados por qualquer das partes.
• Metadados de entrega: data e hora de envio, status de entrega e de leitura, identificadores técnicos da mensagem e da conversa.

Esses dados são utilizados exclusivamente para:

• Enviar confirmações, lembretes e reagendamentos de consulta.
• Conduzir o atendimento e o agendamento solicitados pelo titular.
• Registrar o histórico da comunicação no prontuário ou no cadastro do paciente, quando pertinente ao cuidado.
• Apurar métricas operacionais agregadas de entrega e resposta.

A conta do WhatsApp Business utilizada pertence à clínica, que é a controladora desses dados. A Villo atua como operadora e acessa as mensagens apenas na medida necessária para prestar o serviço. As mensagens não são utilizadas para publicidade, não são vendidas nem compartilhadas com terceiros para finalidade própria destes, e não são usadas para treinar modelos de inteligência artificial.

O tratamento realizado pela Meta como fornecedora da plataforma sujeita-se às políticas próprias do WhatsApp, disponíveis em https://www.whatsapp.com/legal.

Para solicitar a exclusão dos dados tratados por meio do WhatsApp, ver a seção "Exclusão de dados".

Quando você pede contato pelo formulário do site ("Conheça a Villo"), tratamos o nome da clínica, a especialidade, o número de profissionais, o WhatsApp e o e-mail informados para que o nosso time comercial fale com você (procedimentos preliminares a um contrato, art. 7º, V, da LGPD).

Para saber se os nossos anúncios no Facebook e no Instagram trazem pedidos de contato e cadastros, informamos à Meta Platforms que houve um pedido de contato ou que você enviou a ficha de cadastro para análise (uma vez, no primeiro envio). Enviamos apenas:

• E-mail e WhatsApp transformados por hash (SHA-256) — a Meta recebe um código que permite associar o pedido ou o cadastro a quem viu o anúncio, e não o texto do e-mail ou do telefone.
• Endereço IP, navegador, o endereço da página (sem parâmetros) e, quando presente, o identificador do clique no anúncio.
• Seu nome, nome da clínica, área de atuação, registro no conselho, especialidade, número de profissionais e quaisquer dados de pacientes não são enviados.

Finalidade: medir o resultado das nossas campanhas e permitir que a Meta as direcione a quem tende a se interessar pela Villo. Não usamos esse envio para montar listas de remarketing.

Base legal: legítimo interesse da Villo em medir a própria publicidade (art. 7º, IX, e art. 10 da LGPD), limitado aos dados acima. Você pode se opor a esse envio a qualquer momento pelo assistant@byvillo.com, sem prejuízo do contato comercial ou da análise do cadastro.

Se você permitir a medição de anúncios no aviso de cookies, o pixel da Meta também registra a visita e o pedido no seu navegador, e os identificadores que ele grava acompanham o envio da ficha de cadastro (ver Política de Cookies). Os registros são combinados pela Meta como um só. Sem essa permissão, nada de anúncio fica gravado no seu navegador.

Quando você chega por um link de campanha, os parâmetros de origem do link (por exemplo, qual anúncio foi clicado) acompanham a ficha de cadastro até a nossa equipe, para sabermos que campanha a trouxe. Eles não são enviados à Meta.

Parte dos operadores contratados pela Villo processa dados fora do Brasil, incluindo provedores de infraestrutura em nuvem, de mensageria e de inteligência artificial.

Essas transferências ocorrem com base no art. 33 da LGPD e são acompanhadas de salvaguardas contratuais, incluindo cláusulas de proteção de dados, obrigações de segurança e restrições de finalidade equivalentes às previstas nesta política.

Os operadores que processam dados fora do Brasil são:

• Supabase (Estados Unidos) — banco de dados e armazenamento de arquivos, onde residem os dados da plataforma, incluindo o prontuário, os arquivos de áudio e os documentos emitidos.
• AssemblyAI (Estados Unidos) — transcrição de áudio de consultas e de mensagens de voz.
• OpenAI (Estados Unidos) — geração da nota clínica estruturada, assistentes, busca semântica no prontuário e leitura de imagens enviadas pelo paciente.
• LlamaIndex / LlamaParse (Estados Unidos) — leitura óptica de documentos anexados ao prontuário.
• Meta Platforms (Estados Unidos e Irlanda) — mensageria oficial do WhatsApp e medição dos anúncios da Villo no Facebook e no Instagram.
• Resend (Estados Unidos) — envio de e-mail.
• Sentry (Estados Unidos) — registro técnico de falhas, com metadados sanitizados para não conter conteúdo clínico.
• Google (Estados Unidos) — videochamada de teleconsulta, quando utilizada.

Nos operadores que recebem conteúdo clínico — AssemblyAI e OpenAI — a Villo mantém configurado, de forma verificável, o desligamento do uso do conteúdo para treinamento de modelos e a eliminação do conteúdo enviado no prazo máximo de 24 horas.

A Villo mantém relação atualizada de seus operadores e dos países de processamento, que pode ser solicitada pela clínica controladora a qualquer tempo pelo contato da seção "Encarregado (DPO) e contato". A relação completa, com a categoria de dado que cada operador recebe, consta do Anexo I do Contrato de Operação de Dados.

Adotamos medidas técnicas e organizacionais como criptografia em trânsito e em repouso, controle de acesso por perfil, registros de auditoria, segregação por organização e monitoramento. Nenhum sistema é 100% infalível, mas trabalhamos continuamente para reduzir riscos.

Mantemos os dados pelo tempo necessário às finalidades e às obrigações legais — documentos e prontuários observam os prazos mínimos de guarda exigidos pela regulação do conselho profissional aplicável (ex.: 20 anos para prontuário, conforme normas do CFM; prazos próprios do CFP para registros psicológicos). Encerrada a finalidade, os dados são eliminados ou anonimizados.

Você pode, a qualquer tempo, solicitar:

• Confirmação da existência de tratamento e acesso aos dados.
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários.
• Portabilidade e informação sobre compartilhamentos.
• Revogação do consentimento, quando aplicável.

Para dados de paciente sob responsabilidade de uma clínica, direcione o pedido à clínica; a Villo apoia o atendimento como operadora.

Para solicitar a exclusão dos seus dados, incluindo os tratados por meio do WhatsApp, envie um pedido para assistant@byvillo.com informando nome completo, o número de telefone utilizado no atendimento e a clínica em que foi atendido.

Responderemos em até 15 dias corridos. Quando a solicitação envolver dados de paciente sob responsabilidade de uma clínica, encaminharemos o pedido à clínica controladora e informaremos você sobre esse encaminhamento.

A exclusão pode ser total ou parcial: registros de prontuário e documentos clínicos estão sujeitos aos prazos mínimos de guarda descritos na seção "Retenção e eliminação" e não podem ser eliminados antes do término desses prazos, ainda que a conta seja encerrada. Nesses casos, os dados são bloqueados para uso e mantidos apenas para cumprimento da obrigação legal.

O Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO) da Villo é Arthur Vieira Machado dos Santos, que pode ser contatado em assistant@byvillo.com ou pelo endereço constante no rodapé desta página.

Podemos atualizar esta política para refletir mudanças legais ou do produto. Alterações relevantes serão comunicadas pelos canais oficiais, e a data de atualização será revista no topo desta página.