Política de Privacidade

A Villo atua principalmente como operadora de dados, tratando informações em nome das clínicas (controladoras) que usam a plataforma. Em relação aos dados da conta dos profissionais e à operação do próprio serviço, a Villo atua como controladora.

Para dados de pacientes inseridos por uma clínica, a clínica é a controladora e define as finalidades do tratamento; a Villo processa esses dados seguindo as instruções da clínica e esta política.

Coletamos apenas o necessário para operar a plataforma:

• Dados de cadastro do profissional: nome, e-mail, telefone, CPF, registro no conselho de classe (CRM, CRP, CRN, CRO, CREFITO etc.) com UF, profissão e especialidade.
• Dados da clínica: razão social, CNPJ, endereço, dados de contato e configurações.
• Dados de pacientes inseridos pela clínica: identificação, contato, e dados sensíveis de saúde (prontuário, evoluções, exames, diagnósticos, CID e medicações).
• Dados de uso: agendamentos, consultas, documentos gerados, transações financeiras e registros de auditoria.
• Dados técnicos: endereço IP, dispositivo, navegador e cookies (ver Política de Cookies).

Os dados de saúde são dados pessoais sensíveis (art. 11 da LGPD). Seu tratamento ocorre para a finalidade de tutela da saúde, em procedimento realizado por profissionais de saúde ou por serviços de saúde, e/ou mediante o consentimento do titular, conforme o caso.

Esses dados são acessíveis apenas aos profissionais autorizados da clínica responsável e nunca são comercializados.

A plataforma é utilizada por clínicas que atendem pacientes de todas as idades, incluindo crianças e adolescentes.

O tratamento de dados de crianças observa o art. 14 da LGPD e ocorre no melhor interesse do titular. A inserção desses dados é feita pela clínica, no contexto do atendimento em saúde, com base na tutela da saúde ou mediante consentimento específico e destacado de ao menos um dos pais ou do responsável legal, conforme o caso.

A Villo não coleta dados de crianças diretamente do titular e não condiciona a participação em qualquer atividade ao fornecimento de dados além do necessário. O acesso de responsáveis legais ao portal do paciente e às comunicações é configurado pela clínica.

Tratamos dados pessoais para:

• Prestar o serviço de gestão clínica (execução de contrato).
• Cumprir obrigações legais e regulatórias, inclusive dos conselhos profissionais de saúde (CFM, CFP, CFN, CFO, COFFITO etc.) e da ANVISA (cumprimento de obrigação legal).
• Tutela da saúde do paciente (base legal específica para dados sensíveis).
• Segurança, prevenção a fraudes e auditoria (legítimo interesse).
• Comunicações operacionais e melhorias do produto (legítimo interesse ou consentimento).

Recursos de IA (transcrição de áudio, geração de SOAP, assistente e busca semântica) processam os dados da clínica para gerar sugestões que sempre passam por revisão do profissional responsável.

As saídas de IA são apoio à decisão clínica e não substituem o julgamento do profissional. Dados de saúde não são usados para treinar modelos de terceiros sem base legal adequada.

Compartilhamos dados apenas com operadores necessários à prestação do serviço, sob contrato e obrigações de segurança, tais como:

• Provedores de infraestrutura e armazenamento em nuvem.
• Provedores de mensageria (ex.: WhatsApp) para lembretes e atendimento, quando habilitado pela clínica.
• Processadores de pagamento (ex.: Pagar.me) para cobranças e repasses.
• Provedores de IA para os recursos inteligentes, com salvaguardas contratuais.

Podemos compartilhar dados para cumprir ordem judicial ou obrigação legal.

Quando a clínica habilita a integração com o WhatsApp, a Villo trata os seguintes dados por meio da Plataforma WhatsApp Business, fornecida pela Meta:

• Número de telefone do paciente ou responsável, informado pela clínica ou fornecido pelo próprio titular ao iniciar uma conversa.
• Nome de perfil exibido pelo titular no WhatsApp.
• Conteúdo das mensagens trocadas entre a clínica e o titular, incluindo texto, áudio, imagens e documentos enviados por qualquer das partes.
• Metadados de entrega: data e hora de envio, status de entrega e de leitura, identificadores técnicos da mensagem e da conversa.

Esses dados são utilizados exclusivamente para:

• Enviar confirmações, lembretes e reagendamentos de consulta.
• Conduzir o atendimento e o agendamento solicitados pelo titular.
• Registrar o histórico da comunicação no prontuário ou no cadastro do paciente, quando pertinente ao cuidado.
• Apurar métricas operacionais agregadas de entrega e resposta.

A conta do WhatsApp Business utilizada pertence à clínica, que é a controladora desses dados. A Villo atua como operadora e acessa as mensagens apenas na medida necessária para prestar o serviço. As mensagens não são utilizadas para publicidade, não são vendidas nem compartilhadas com terceiros para finalidade própria destes, e não são usadas para treinar modelos de inteligência artificial.

O tratamento realizado pela Meta como fornecedora da plataforma sujeita-se às políticas próprias do WhatsApp, disponíveis em https://www.whatsapp.com/legal.

Para solicitar a exclusão dos dados tratados por meio do WhatsApp, ver a seção "Exclusão de dados".

Parte dos operadores contratados pela Villo processa dados fora do Brasil, incluindo provedores de infraestrutura em nuvem, de mensageria e de inteligência artificial.

Essas transferências ocorrem com base no art. 33 da LGPD e são acompanhadas de salvaguardas contratuais, incluindo cláusulas de proteção de dados, obrigações de segurança e restrições de finalidade equivalentes às previstas nesta política.

Os operadores que processam dados fora do Brasil são:

• AssemblyAI (Estados Unidos) — transcrição de áudio de consultas e de mensagens de voz.
• OpenAI (Estados Unidos) — geração da nota clínica estruturada, assistentes, busca semântica no prontuário e leitura de imagens enviadas pelo paciente.
• LlamaIndex / LlamaParse (Estados Unidos) — leitura óptica de documentos anexados ao prontuário.
• Meta Platforms (Estados Unidos e Irlanda) — mensageria oficial do WhatsApp.
• Resend (Estados Unidos) — envio de e-mail.
• Sentry (Estados Unidos) — registro técnico de falhas, com metadados sanitizados para não conter conteúdo clínico.
• Google (Estados Unidos) — videochamada de teleconsulta, quando utilizada.

Nos operadores que recebem conteúdo clínico — AssemblyAI e OpenAI — a Villo mantém configurado, de forma verificável, o desligamento do uso do conteúdo para treinamento de modelos e a eliminação do conteúdo enviado no prazo máximo de 24 horas.

A Villo mantém relação atualizada de seus operadores e dos países de processamento, que pode ser solicitada pela clínica controladora a qualquer tempo pelo contato da seção "Encarregado (DPO) e contato". A relação completa, com a categoria de dado que cada operador recebe, consta do Anexo I do Contrato de Operação de Dados.

Adotamos medidas técnicas e organizacionais como criptografia em trânsito e em repouso, controle de acesso por perfil, registros de auditoria, segregação por organização e monitoramento. Nenhum sistema é 100% infalível, mas trabalhamos continuamente para reduzir riscos.

Mantemos os dados pelo tempo necessário às finalidades e às obrigações legais — documentos e prontuários observam os prazos mínimos de guarda exigidos pela regulação do conselho profissional aplicável (ex.: 20 anos para prontuário, conforme normas do CFM; prazos próprios do CFP para registros psicológicos). Encerrada a finalidade, os dados são eliminados ou anonimizados.

Você pode, a qualquer tempo, solicitar:

• Confirmação da existência de tratamento e acesso aos dados.
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários.
• Portabilidade e informação sobre compartilhamentos.
• Revogação do consentimento, quando aplicável.

Para dados de paciente sob responsabilidade de uma clínica, direcione o pedido à clínica; a Villo apoia o atendimento como operadora.

Para solicitar a exclusão dos seus dados, incluindo os tratados por meio do WhatsApp, envie um pedido para assistant@byvillo.com informando nome completo, o número de telefone utilizado no atendimento e a clínica em que foi atendido.

Responderemos em até 15 dias corridos. Quando a solicitação envolver dados de paciente sob responsabilidade de uma clínica, encaminharemos o pedido à clínica controladora e informaremos você sobre esse encaminhamento.

A exclusão pode ser total ou parcial: registros de prontuário e documentos clínicos estão sujeitos aos prazos mínimos de guarda descritos na seção "Retenção e eliminação" e não podem ser eliminados antes do término desses prazos, ainda que a conta seja encerrada. Nesses casos, os dados são bloqueados para uso e mantidos apenas para cumprimento da obrigação legal.

O Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO) da Villo é Arthur Vieira Machado dos Santos, que pode ser contatado em assistant@byvillo.com ou pelo endereço constante no rodapé desta página.

Podemos atualizar esta política para refletir mudanças legais ou do produto. Alterações relevantes serão comunicadas pelos canais oficiais, e a data de atualização será revista no topo desta página.